Zéro papier et dématérialisation des documents formation, quels risques en cas de contrôle ?

La digitalisation des processus n’épargne aucun métier, elle touche également la Formation Professionnelle. Au niveau de la  gestion purement opérationnelle de la formation, l’utilisation des messageries électroniques et des logiciels de gestion des processus administratifs permettent d’automatiser les principales tâches nécessaires à la gestion des formations notamment les interactions avec les principales parties prenantes (stagiaires, organismes de formation, opca).

Les prestataires d’externalisation de la formation qui prennent en charge pour le compte de leurs clients la gestion des processus back-office de la formation (inscriptions, convocations, demandes de prise en charge, gestion des documents de la formation, évaluations fin de formation, archivage, relations avec les opca et organismes de formation) sont pour la plupart d’entre eux dotés de leurs propres logiciels de gestion des formations, même s’ils leur arrive aussi d’utiliser le sirh de leurs clients.

La formation est un processus qui génère beaucoup de documents, ainsi l’option de passer au « zéro papier » est souvent proposée à leurs clients. Cette option comporte incontestablement des avantages, notamment dans le gain de temps généré au niveau de la gestion opérationnelle. Cependant votre service formation doit aussi appréhender les risques sur le caractère probant des documents ainsi que leur impact potentiel en cas de contrôle.

Dans cet article nous revenons sur les points clés à sécuriser par le service formation lorsqu’une option de dématérialisation totale des documents formation « zéro papier » est proposée par leur prestataire.

Trois questions essentielles doivent être abordées et servir de fil conducteur durant la démarche :

  1. Quels sont les impacts de l’élimination des documents papier au regard des risques de contrôle de la formation professionnelle?
  2. Quelles sont les garanties que proposent le prestataire pour répondre aux problématiques liées à la sécurisation des documents durant tout leur cycle de vie (sauvegardes, redondance des serveurs, protection intégrité des documents)?
  3. Quelles sont les solutions et procédures proposées pour retrouver facilement les documents (procédure de classement, d’indexation, et de recherche des documents archivés et transmis dans les clés usb et cds une fois par an).

Opter pour la dématérialisation totale d’un processus nécessite d’être certain que l’on peut se dédouaner intégralement du papier en cas de contrôle et que l’on utilise, pour les documents qui le nécessitent, la signature électronique :

  • inconnu.gifArticle 1316-1 du code civil – L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
  • inconnu.gifArticle 1316-4 du code civil – La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité de l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve du contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
  • Malheureusement à chaque fois que j’ai dû intervenir en appui sur des projets de dématérialisation au sein de services formation, certains éléments importants sont souvent négligés au lancement du projet :
  • Penser que parce qu’on numérise on peut ensuite détruire tous les documents papiers. Exemple ce n’est parce qu’une convention de formation est établie de manière électronique qu’il a obligatoirement une valeur juridique, en effet il est indispensable d’y associer la signature électronique.
  • Ne pas déterminer des délais de conservation des documents en fonction des délais de prescription (commercial, administratif, fiscal) : La dématérialisation nécessite la mise en oeuvre de modalités de conservation qui vont garantir l’intégrité des documents. En effet, le système doit garantir d’une part que le document ne peut-être altéré ni supprimé ni remplacé par un autre. D’ autre part que les supports et formats retenus sont pérennes et qu’en cas de nécessité, une migration vers un système d’archivage par exemple sera possible.
  • Ne pas définir la forme et le contenu des métadonnées ainsi que leur conservation  et ce pendant tout le cycle de vie du document et pendant son transfert de la GED vers un système d’archivage.
  •  Ne pas définir la gestion des accès : procédure de consultation et de destruction des documents : La procédure de consultation est aussi liée à la question des droits d’accès : qui peut consulter les documents? pourquoi ? quand et comment? Le système doit être capable d’interdire si besoin la copie, l’impression et ou le transfert d’un document sur lequel pèsent certaines contraintes de sécurité et de confidentialité. Exemple lorsque l’entreprise en accord avec le Comité d’Entreprise déploie une base de données économique et sociale (BDES) cette question de l’accès aux documents est primordiale notamment lorsqu’il s’agit de documents dont le contenu est jugé sensible.
  • Ne pas prendre en compte les exigences légales CNIL en matière de respect des données personnelles.

Dans le cadre de la dématérialisation, la procédure de conservation se place dès l’amont du processus. Car ce sont bien les modalités de conservation qui vont assurer que le document a été géré dans des conditions permettant de garantir son intégrité et, surtout, sa recevabilité comme élément de preuve.

Prenons l’exemple des documents de nature contractuelle et financier comme les conventions et factures, au vu de la doctrine fiscale sur la facture, c’est le mode de conception qui importe : soit il y a eu support papier puis numérisé et il s’agit d’une facture papier qui nécessite d’en conserver l’original sous cette forme papier, soit on est sur une facture créée sous forme électronique et elle doit être envoyée et conservée sous la même forme avec un système fiable permettant de garantir son authenticité et l’intégrité du contenu.

S’agissant des émargements des stagiaires il faut conserver les documents originaux. Toutefois cela n’empêche pas dans le cadre de la gestion opérationnelle que vous puisiez les scanner pour les transmettre à des tiers, par exemple : envoi des copies par voie dématérialisée aux OPCA lorsqu’ils en font la demande, les autres documents pédagogiques de type programme  peuvent être également numérisés.

  • inconnu.gifArticle 1379 du code civil, modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 4 – La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État.

In fine si vous passez à un système zéro papier, vous devez être en mesure d’avoir tout un environnement garantissant le caractère probant des documents et respectant les principales règles en matière de signature électronique.

Dans le cas ou votre prestataire ne dispose pas d’ un système intégré avec les dispositions légales et techniques permettant de gérer l’ensemble des échanges avec les principaux acteurs de la Formation Professionnelle au sein d’un environnement donnant force probante aux documents électroniques, les documents numérisés ne sont en réalité que des copies. Dans ce cas optez plutôt pour une organisation intermédiaire avec un système hybride dans lequel à minima les originaux des différents documents probants sont conservés.

Ousmane DIENG
Ousmane DIENG
Consultant

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