La certification unique des organismes de formation – Le nouveau cadre d’assurance qualité de la Formation Professionnelle en France
4 juin 2020
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Préparer le cycle de vie de Qualiopi

Préparer l'après Qualiopi

Les premiers retours observés suite aux constats des audits de renouvellement des organismes certifiés en 2019 nous poussent à nourrir cette réflexion avec vous. 

Evidemment, je ne fais pas ici une grande révélation en disant que  s’inscrire dans une démarche de certification qualité nécessite en retour la mise en place d’une stratégie qui doit vous permettre de revoir le fonctionnement du système à des périodes régulières. (1) Cela permet de prendre en compte le cycle de vie de la certification [audit surveillance + audit de renouvellement], (2) et insérer dans la durée votre organisation, dans une logique d’amélioration continue. 

Cette approche, malheureusement n’est pas souvent pensée au moment de la mise en place du système. Surtout dans les organisations qui ne sont pas habituées à évoluer dans des contextes rythmés par des cycles de certification. Et, qui ne dispose pas non plus d’une ressource interne consacrée à l’animation du dispositif. Rappelons ici qu’au sein de la branche des organismes de formation, plus de 80% des entreprises, sont de très petites entreprises de moins de 11 salariés.

Avant Qualiopi, les démarches qualités en formation étaient surtout volontaristes, voire imposées par certains financeurs. Comme nous le savons, dans un marché régulé, ces derniers conditionnent l’accès des financements au respect de critères qualité. Dans la majorité des cas, ces approches étaient plutôt déclaratives.

Qualiopi revêt un caractère obligatoire. C’ est beaucoup plus une certification de niveaux de services. Avec un cycle rythmé par des audits pour vérifier la conformité de votre organisme de formation  au regard des exigences du référentiel.

La conséquence immédiate de l’obtention de Qualiopi pour votre organisation c’est que vous rentrez de facto dans un cycle de certification.

Impact pour votre organisation : Avec ce cycle, vous serez à nouveau audité en moyenne après 18 mois dans le cadre de l’audit de surveillance. À la fin du cycle, avant le 36 ème mois, vous aurez un audit de renouvellement. 

Cela fait donc sens que cette approche cyclique de la certification soit intégrée dans la manière de répondre aux exigences du référentiel le plus en amont possible et ceci, dans toutes les étapes de construction, mais aussi de mise à jour de votre système qualité.

Malheureusement cette anticipation n’est pas toujours au centre de la feuille de route lorsque l’organisme de formation se lance dans la démarche de certification.

Bien évidemment, sans un principe de « vie-survie », le maintien de la certification sera un éternel recommencement, ce qui augmente la charge émotionnelle importante à chaque audit.

Pour votre organisme de formation, parmi les enjeux qui rejoignent la prise en compte du cycle de vie de Qualiopi, on peut citer les points ci-dessous :

  • Éviter l’éternel recommencement, l’effet « Sisyphe » qui va consister à se remettre à niveau à chaque audit,
  • Faire évoluer ses pratiques et les inscrire dans la durée avec Qualiopi
  • S’appuyer sur la qualité pour structurer le développement de son organisme de formation et ne pas la considérer uniquement comme une contrainte administrative.
  • Mettre en place un calendrier permettant la mise à jour du système qualité à des intervalles réguliers
  • Renforcer la sensibilisation et la montée en compétences de vos équipes 
  • Last but not least, Maintenir votre certification !

Bien entendu, nous avons déjà réfléchi à ces risques et enjeux pour vous. Si vous souhaitez participer à cette réflexion avec nous et déployer une solution pour répondre aux enjeux de l’après Qualiopi pour votre organisme de formation Contactez-nous. Nous vous attendons !

Ousmane DIENG
Ousmane DIENG
Consultant

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