DataDock, retour d’expériences autour des démarches de mise en conformité des O.F par rapport au décret qualité

Jeudi 29 juin 2017, nous sommes à près de 24h de la fin de la période de transition que les OPCA avaient donné aux organismes de formation pour se mettre en conformité par rapport aux exigences du décret qualité. En effet, à partir du 1er juillet 2017, les organismes de formation qui ne seraient pas “référençables” au sein de la DataDock, ne pourront pas prétendre au financement des actions de formations qu’ils dispensent pour leurs clients.  Au regard de la loi, ce préalable pour continuer à bénéficier de prises en charge ne concerne bien entendu que les financements provenant des OPCA et financeurs publics. Si l’entreprise décide de financer elle même la formation rien ne lui empêche de contractualiser avec un OF même si ce dernier n’est pas “référençable” dans la Data-Dock.  Néanmoins, nous nous sommes rendus compte que le référencement dans la DataDock est en train de devenir un benchmark. En effet beaucoup de responsables formation rencontrées nous disent aujourd’hui qu’ils demandent de plus en plus aux organismes avec lesquels ils travaillent s’ils sont dans la DataDock, même si l’action peut concerner une formation non prise en charge par un OPCA. Les O.F ont donc à notre avis tout intérêt à se faire référencer au sein de cet entrepôt de données et obtenir aux yeux de leurs clients cette étiquette « d’organisme de formation déjà référencé dans la DataDock ».

Les centrales d’achat de formations ainsi que les sociétés d’intermédiation qui achètent de la formation au nom et pour le compte de leurs clients devront à notre avis (s’ils ne l’ont pas déjà fait) anticiper cette problématique lors de la construction des plans prévisionnels de formation avec leurs clients, et intégrer ce critère dans leurs procédures de référencement et de sélection d’organismes de formation.

Le terme “référençable” signifie d’une part, que l’organisme de formation dans un premier temps a complété au sein de la DataDock la description des 21 indicateurs et fourni les éléments de preuve associés.

D’autre part, à la suite de cette première étape l’OPCA a contrôlé les 21 indicateurs et éléments de preuve associés, puis les a validés.

Le terme « référençable » utilisé se comprend puisque selon les exigences du décret qualité, chaque  OPCA doit définir sa propre procédure de référencement et publier une liste d’organismes référencés. La mise en place de la DataDock répond donc a un besoin d’établir un socle commun à tous les OPCA afin qu’à partir de ce socle de base, chaque OPCA puisse définir des critères additionnels pour référencer les OF avec lesquels ils vont travailler.

Suite à la publication du décret d’application (Juin 2015) voilà près de plus d’une année que FeedbaqSourcing a accompagné, et continue d’accompagner plus d’une centaine d’organismes de formation de tout secteur et de toute taille dans leurs démarches de mise en conformité par rapport aux exigences du décret qualité.

L’objectif de ce post est donc de partager avec vous notre retour d’expériences.

Plusieurs types de stratégies sont utilisées par les OF pour répondre au décret qualité. Mais trois approches principales restent les plus fréquentes :

  • L’O.F décide de passer par une démarche de certification avec le choix d’un référentiel figurant sur la liste des labels reconnus par le CNEFOP,
  • L’OF décide plutôt de mettre en place une démarche visant à décrire ses pratiques au regard des 21 indicateurs et créer les éléments de preuves attendus.
  • Dans un premier temps l’O.F débute par une démarche visant à le référencer en amont dans la DataDock. Puis dans un second temps, entame une démarche de certification qualité.

Comme on pourrait-être amené à le penser, la stratégie choisie n’est pas souvent liée à la taille de l’organisme de formation. Nous avons eu de gros O.F qui ont juste préféré produire les 21 indicateurs en y associant les éléments preuve attendus. Nous avons eu en même temps à accompagner dans des démarches de certification des organismes composé d’un seul formateur, (ou des indépendants) réalisant moins de 25 K€ euros de chiffre annuel.

Par contre dans leur grande majorité, en ce qui concerne les formateurs indépendants avec lesquels nous avons travaillé, le sentiment dominant c’est que cette loi et sa traduction à travers les 21 indicateurs qualité n’est en réalité qu’un moyen de les faire sortir du marché de la Formation Professionnelle.

In fine, pour ces derniers toute cette démarche n’apporte en réalité rien et constitue beaucoup de temps et de travail qu’il ne consacreront pas à leurs clients.

En réalité, nous avons remarqué que la majorité des descriptions et éléments de preuve attendus dans le cadre des 21 indicateurs renvoient à des pratiques qui sont déjà déployées par les formateurs. Par contre, ce qui manque cruellement c’est la formalisation de ces différentes pratiques au travers de procédures et d’éléments de preuve. La première étage de la fusée était donc d’arriver à formaliser les pratiques déjà existantes et produire les éléments de preuve associés.

Nous avons également constaté qu’il y’avait un déficit de communication auprès de ces formateurs indépendants. Notamment ceux qui ne sont pas situés à Paris et qui dépendent des actions des antennes régionales des OPCA. Certes, dans la grande majorité, les OPCA avec des stratégies différentes ont communiqué sur le décret qualité. Chaque OPCA a à minima publié sur son site web, une page récapitulative expliquant les implications du décret. D’autres OPCA ont eu une politique de communication et de formations autour de ces problématiques beaucoup plus actives. je pense notamment à AGEFOS et à l’AFDAS. Mais dans la grande majorité, une bonne partie des très petits O.F et formateurs indépendants ont souffert d’un déficit de communication autour de l’application du décret qualité et des impacts que cela pourrait avoir sur la prise en charge des financements.

D’autres inquiétudes furent aussi régulièrement soulevées par les organismes de formation. Je pense à la question qui renvoie à la propriété intellectuelle eu égard aux éléments de preuve déposés dans la DataDock. Même si les conditions générales au niveau de la DataDock reviennent sur cette question à l’article 6. Propriété Intellectuelle. La presque totalité des O.F accompagnés soulève l’inquiétude de voir leurs documents et descriptions atterrirent entre les mains de la concurrence.

La question sur la publicité de l’offre et notamment la diffusion des prix a rencontré beaucoup de blocages. Certains OF ont tout simplement décidé de ne pas diffuser leurs prix. En effet dans le critère 5.1, il est entre autre attendu (a) la diffusion de l’offre de formation à travers de supports tels que le site web, les catalogues ou plaquettes formation, (b) la mise en place des Conditions Générales de Vente (CGV) avec la description des conditions de re-facturation en cas d’annulation, de report, et d’absences. Et pas des moindres (c) la diffusion des tarifs appliqués par l’OF. Le tarif doit être indiqué la forme n’est pas précisée. Il est tout à fait possible d’indiquer un tarif par individu et ou par session.  Ce qui est attendu c’est que l’OPCA puisse identifier le coût horaire stagiaire par formation.

D’une manière globale quelque soit la taille de l’O.F ainsi que le secteur d’activité les défaillances constatées étaient plus au niveau de la formalisation et de la mise en place d’indicateurs de performance, le déploiement d’outils de recueil, d’analyse des réclamations clients et dysfonctionnements. L’exploitation et le partage des résultats des évaluations de satisfaction avec les différentes parties prenantes afin d’instaurer une relation d’amélioration continue au sein de leur système de formation fait aussi partie des pratiques inexistantes à ce jour.

Les évaluations de satisfactions ainsi que les enquêtes auprès des commanditaires des formations sont souvent formalisées sur papier, ce qui pose le problème de leur traitement et exploitation. Une meilleure pratique quand cela est possible (puisque tous les publics formés n’ont pas de boite mail et n’ont pas accès à internet sur leur lieux de travail) est de créer des formulaires d’évaluation via des outils en ligne et d’administrer les questionnaires par e-mail. Les résultats peuvent ainsi être agrégés plus facilement et rendre plus aisés leur restitution sous formes d’analyses et de bilans. Des outils gratuits et/ou payants existent déjà sur le marché, GoogleForms, SurveyMonkeyEval&Go, Formaeva

Le challenge qui se présente à tous les acteurs de la Formation Professionnelle aujourd’hui suite à la mise en application de cette loi sur la qualité des actions de formations, est de dépasser l’état d’esprit qui consiste à avoir pour cette loi une approche purement déclarative. Tout système qualité comporte une part de formalisation, mais il faut dépasser ce stade et engager une appropriation des indicateurs afin qu’ils puissent être actionnables et efficaces pour permettre aux organismes de formation d’atteindre leurs objectifs et de continuer à augmenter la satisfaction des clients. Une forte pression est mise sur la Formation Professionnelle aujourd’hui parce que d’une part il y’a beaucoup de ressources qui sont concernées. D’autre part, elle est actuellement plus que jamais perçue comme un outil de cohésion sociale destiné à fournir aux bénéficiaires des formations les compétences et aptitudes nécessaires pour préparer les différentes transitions et défis auxquels nos sociétés sont confrontées (impact du numérique, de l’intelligence artificielle sur nos métiers, lutte contre le chômage de masse, reconversion, transition professionnelle et employabilité des salariés).

À y regarder de plus près, « l’éducation, voire la formation tout au long de la vie » prend de plus en plus sens au regard de la nécessité à former pour préparer, accompagner les transitions auxquelles nous faisons face durant toute notre vie professionnelle et sociale.

 

 

Ousmane DIENG
Ousmane DIENG
Consultant

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